Alles, was du über die Nebenkostenabrechnung wissen musst

Die Nebenkostenabrechnung sorgt noch heute bei vielen Mietern für Unverständnis und Verwirrung. Das liegt zum einen an den rasant steigenden Kosten, zum anderen sind viele Posten nur schwer nachvollziehbar. Deswegen ist es ausgesprochen wichtig, sich vorab zu allen möglichen Nebenkosten ausführlich zu informieren. Denn es gibt viele Aufwände, die der Vermieter auf Sie umlegen darf – es gibt aber auch ebenso einige Aufwände, die oft fälschlicherweise umgelegt werden.

Dieser Artikel gibt Ihnen einen umfassenden Einblick in die Definition von Nebenkosten und welche davon Sie als Mieter tragen müssen. Im Anschluss können Sie sogar problemlos auch Ihre eigene Nebenkostenabrechnung auf Richtigkeit und Fehler überprüfen.

Was sind Nebenkosten?

Die Wohnkosten setzen sich in Deutschland im Wesentlichen aus zwei Positionen zusammen, den Miet- und den Nebenkosten. Während die Miete meistens einfach und transparent zu verstehen ist, umfassen die Nebenkosten eine ganze Reihe unübersichtlicher Aufwände. Im Wesentlichen handelt es sich dabei um Kosten, die zur Instandhaltung und Verwaltung der Wohnung anfallen. Es gibt aber eine wichtige Einschränkung: Es sind regelmäßig anfallende Kosten – einmalige Aufwände gehören also nicht dazu.

Normalerweise leisten Mieter die Zahlung der Nebenkosten im Voraus oder als Abschlag, ehe dann jährlich mithilfe der Abrechnung eine tatsächliche Gegenüberstellung erfolgt. Einfach ausgedrückt bedeutet das, der Vermieter schätzt aufgrund historischer Werte und zu erwartenden Kosten, wie hoch der Abschlag für den nächsten Abrechnungszeitraum sein soll. Am Ende erfolgt dann ein Vergleich zwischen gezahlten Abschlägen und tatsächlichen Kosten, es kann also zur Nach- oder Rückzahlung für den Mieter kommen.

Umlagefähige Nebenkosten

Hierbei handelt es sich um Kosten, die der Vermieter umlegen darf und sich damit vom Mieter bezahlen lassen kann (§ 556 BGB). Diese jährlich anfallenden Aufwände sind zum Betrieb des Wohneigentums notwendig und werden dementsprechend im Gesetz als Betriebskosten bezeichnet. Deswegen erhalten viele Mieter auch eine Betriebskostenabrechnung anstelle einer Nebenkostenabrechnung – prinzipiell ist jedoch das Gleiche gemeint.

Zu den umlagefähigen Nebenkosten (Betriebskosten) gehören:

• Heizung und Warmwasser: Aufgrund der stetig steigenden Energiepreise ist das meistens die größte Position auf der Abrechnung. Die Erfassung muss bedarfsgerecht erfolgen, Sie bezahlen also weniger, wenn Sie weniger verbrauchen. Ein geschätzter oder errechneter Verbrauch ist hingegen unzulässig.

• Grundsteuer und Versicherung: Die Grundsteuer fällt pro Immobilie an und der Vermieter kann sie anteilig auf die Wohnfläche umlegen. Gleiches gilt für Versicherungen wie Haftpflicht oder eine Wohngebäudeversicherung.

• Kalt- und Abwasser: Oft liest man in der Abrechnung von Niederschlagswassergebühren, die im Wesentlichen Kosten für die Entwässerung bezeichnen. Diese darf der Vermieter umlegen, dazu gehören beispielsweise auch regelmäßige Inspektionen zur Legionellenprüfung.

• Aufzug: Ein weiterer hoher Posten können Kosten für den Aufzug sein, die sogar auf Bewohner einer Erdgeschosswohnung umlagefähig sind. Deswegen wird selbst beim Neubau von mehrstöckigen Wohngebäuden oft auf den Einbau eines Aufzugs verzichtet, um die hohen Aufwände zu vermeiden.

• Reinigung und Gartenpflege: Anfallende Kosten zur Reinigung von Treppenhäusern und Fluren gehören ebenfalls dazu, sowie Aufwände für die Gartenpflege. In manchen Fällen können Reinigungskosten für Schornstein und Dachrinnen hinzukommen.

• Beleuchtung: Stromkosten zur Beleuchtung von Treppenhäusern, Fluren, Kellern und Waschküchen darf der Vermieter umlegen. Dazu gehören jedoch keine Neuanschaffungen von Lampen, da dies üblicherweise keine regelmäßigen Betriebskosten sind.

Hausmeister: Arbeiten durch den Hausmeister zur regelmäßigen Wartung der Immobilie sind ebenfalls umlagefähig (sogar, wenn der Vermieter als Hausmeister arbeitet). Aufgaben in der Hausverwaltung oder einmalige Reparaturen sind aber ausgeschlossen.

Nicht umlagefähige Nebenkosten

Es gibt jedoch auch eine Handvoll von Nebenkosten, die der Vermieter nicht auf den Mieter umlegen darf. Selbst wenn solche Kosten Bestandteil eines unterschriebenen Mietvertrags sind, müssen Sie diese nicht tragen. Denn das Gesetz ist hier klar auf der Seite des Mieters und schützt Sie somit vor einer Benachteiligung. Generell handelt es sich hierbei oftmals um einmalige Aufwände, aber auch teilweise um Verwaltungsgebühren.

Zu den nicht umlagefähigen Nebenkosten gehören:

• Hausverwaltung: Kosten zur Hausverwaltung gehören nicht zu den Betriebskosten und dürfen demnach nicht umgelegt werden. Dabei spielt es keine Rolle, ob der Vermieter die Aufgaben selbst übernimmt oder jemanden damit beauftragt.

• Reparaturkosten: Während die Kosten für regelmäßige Wartungsarbeiten durchaus umlagefähig sind, gilt das nicht für einmalig anfallende Reparaturen. Angefallene Kosten werden sich zwar früher oder später in der Miete widerspiegeln, doch sie sind prinzipiell nicht Bestandteil der Betriebskostenabrechnung.

• Rauchmelder: Bei der Anschaffung handelt es sich wieder um einmalige Kosten, die Sie als Mieter nicht zahlen müssen. Das trifft auch dann zu, wenn die Rauchmelder gemietet oder geleast sind. Wartungskosten für Rauchmelder können zwar anfallen, doch sind in der Realität eher selten.

• Bankgebühren: Bei der Hausverwaltung von größeren Wohngebäuden können durchaus auch etwas höhere Bankgebühren anfallen. Diese darf der Vermieter jedoch nicht auf Sie als Mieter umlegen, ganz egal, wie hoch die Ausgaben dafür waren.

(Kabelanschluss): Noch ist der Kabelanschluss zwar umlagefähig, doch seit dem 1. Dezember 2021 gilt ein neues Telekommunikationsgesetz, das die Umlage in Zukunft nicht mehr gestatten soll. Es gibt noch eine Übergangsfrist bis zum 30. Juni 2024, danach müssen die Kosten für einen Kabelanschluss aus der Abrechnung verschwinden.

Vermieter müssen wirtschaftlich handeln

Doch selbst wenn es eine relativ klare Kategorisierung von umlagefähigen Nebenkosten gibt, darf der Vermieter Ihnen keine übermäßig hohen Kosten aufbürden. Heuert er beispielsweise einen Gärtner zu einem Satz von 500 Euro pro Stunde an, dann verstößt er damit gegen das Gebot der Wirtschaftlichkeit (§ 556 Abs. 3 BGB). Zwar kann er Aufwände für Gartenpflege prinzipiell umlegen, doch die Kosten müssen angemessen sein.

Deswegen ist es auch so wichtig, die Nebenkostenabrechnung immer sorgfältig zu prüfen. Sollten unrealistisch hohe Ausgaben enthalten sein, dann hat der Vermieter womöglich nicht wirtschaftlich gehandelt. Oft nehmen Vermieter und Hausverwalter überhöhte Kosten hin, weil diese schließlich auf den Mieter umgelegt werden können. Dabei ist es nicht notwendig, den günstigsten Gärtner zu wählen, sondern einen mit verhältnismäßigen Kosten.

Was ist die Nebenkostenabrechnung?

Am Ende eines Abrechnungszeitraums muss der Vermieter eine Nebenkosten- oder Betriebskostenabrechnung erstellen. Normalerweise erhalten Sie die Abrechnung einige Monate darauf, da der Vermieter auch seinerseits auf die finalen Kosten durch Versorger und Dienstleister warten muss. Aus diesem Grund hat er sogar bis zu ein Jahr Zeit, die Abrechnung zu finalisieren und zuzustellen. 

Die Abrechnung selbst muss einige formelle Anforderungen erfüllen, um Mietern eine transparente Übersicht zu den angefallenen Kosten zu gewährleisten. Doch vor allem beim Umlageschlüssel gibt es immer wieder Missverständnisse, weil hierbei die Verteilung nicht auf den ersten Blick ersichtlich ist. Deswegen ist es ausgesprochen wichtig, sich vorab gründlich zu informieren.

Formelle Anforderungen

Abgesehen von den üblichen Anforderungen einer Rechnung, muss bei der Nebenkostenabrechnung auch vor allem der genaue Abrechnungszeitraum ersichtlich sein. Oft ist das ein ganzes Kalenderjahr, bei einem Ein- oder Auszug verkürzt sich der Zeitraum dementsprechend. Zudem muss die Abrechnung auch die Wohnfläche der Wohnung, des Gebäudes sowie die Anzahl der Wohneinheiten enthalten, um eine einwandfreie Verteilung zu ermöglichen.

Anschließend sind alle Betriebskosten samt Verteilungs- oder Umlageschlüssel aufzulisten, aus der die Gesamtkosten sowie die individuelle Belastung ersichtlich wird. Zuletzt zeigt die Abrechnung auf, welchen Betrag Sie bereits durch Abschläge oder Vorauszahlungen beglichen haben, und ob Sie einen Betrag nachzahlen müssen oder sogar etwas zurückerhalten. Sie müssen also auf einen Blick sehen können, welche Kosten angefallen sind und welchen Anteil Sie davon zahlen sollen bzw. bereits gezahlt haben.

Umlageschlüssel

Beim Verteilungs- oder Umlageschlüssel besteht in der Regel der meiste Erklärungsbedarf, denn viele Mieter sind mit den Konzepten dahinter einfach nicht vertraut. Prinzipiell können umlagefähige Nebenkosten auf drei Arten umgelegt werden: nach Wohneinheiten, Wohnfläche und Verbrauch. Im Mietvertrag kann der Vermieter hierbei die Art wählen, sofern im Gesetz nichts anderes vorgeschrieben ist.

Achten Sie bei Ihrer Nebenkostenabrechnung auf folgende Umlageschlüssel:

• Wohneinheiten: Viele Nebenkosten lassen sich nicht genau auf Verbrauch oder Wohnfläche umrechnen. So erfolgt beispielsweise bei Gartenarbeit, Müllabfuhr und Beleuchtung eine gleichmäßige Verteilung auf jede Wohneinheit. Mieter A zahlt den gleichen Anteil wie Mieter B.

• Wohnfläche: Diese Zuteilung ist hingegen schon ein wenig präziser, weil sie im Verhältnis zur tatsächlichen Größe der Wohnung steht. Das bedeutet, je mehr Wohnfläche Sie im Gebäude bewohnen, desto stärker müssen Sie sich an den Nebenkosten beteiligen.

• Verbrauch: Bei Wohnhäusern mit zentraler Heizung erfolgt die Abrechnung der Heizkosten nach tatsächlichem Verbrauch. Diese Kosten können Sie als Mieter also erheblich beeinflussen, indem Sie beispielsweise weniger Heizen oder im Winter richtig lüften.

Rechnungsbelege ansehen

Im Zweifelsfall haben Sie als Mieter sogar das Recht, die Rechnungsbelege des Vermieters oder der Hausverwaltung einzusehen. Dadurch können Sie sich selbst vergewissern, ob die umgelegten Nebenkosten tatsächlich gerechtfertigt sind. Sie dürfen sogar nach einem Nachweis verlangen, dass die Kosten auch wirklich gezahlt wurden und nicht nur eine Rechnung eingegangen ist. Dieser Vorgang kann jedoch mit Mehraufwand verbunden sein, denn Sie müssen einen Termin beim Vermieter oder bei der Hausverwaltung einfordern. 

Anschließend erhalten Sie Zugang zu allen Originalbelegen, im Ausnahmefall kann es sich aufgrund räumlicher Distanz auch um Kopien handeln. Einen Anspruch auf eigene Kopien haben Sie hingegen nicht. Der Vermieter muss Ihnen auch nicht beratend zur Seite stehen oder die Belege erklären. Sollte er die Einsicht jedoch verweigern, können Sie sogar die Vorauszahlung aussetzen. Machen Sie also im Zweifel von Ihrem Recht Gebrauch und überprüfen Sie alle wichtigen Rechnungsbelege.

Widerspruch gegen die Nebenkostenabrechnung

Wenn Sie Ungereimtheiten bei Ihrer Nebenkostenabrechnung entdecken, dann können Sie selbstverständlich auch Widerspruch einlegen. Der Gesetzgeber in Deutschland gewährt Mietern umfassende Rechte, sowohl beim Prüfen der Abrechnung als auch beim Widerspruch. 

Wie können Sie der Abrechnung widersprechen?

Der Widerspruch gegen eine Nebenkostenabrechnung erfolgt schriftlich und sollte alle relevanten Informationen sowie einen triftigen Grund enthalten, weshalb Sie widersprechen. Typische Gründe dafür können sein, dass beispielsweise der Abrechnungszeitraum nicht stimmt oder die Verteilung nicht eindeutig ersichtlich ist. Oft stimmt auch die Berechnung der Heizkosten nicht, weil viele Vermieter den Verbrauch falsch erfassen. Es steht Ihnen frei, gleich mehrere Gründe mit Verweis auf den Gesetzestext zu nennen.

Auf dieser Seite finden Sie ein praktisches Muster, wie ein Widerspruch aussehen kann. Halten Sie sich kurz und präzise, und nennen Sie vor allem auch, welche Aktion Sie von Ihrem Vermieter erwarten. Soll er die Abrechnung korrigieren oder transparenter machen? Viele Mieter machen nämlich den Fehler, der Nebenkostenabrechnung pauschal zu widersprechen, ohne eine sinnvolle Forderung zu stellen. Machen Sie deutlich klar, weshalb Sie Widerspruch einlegen und was der Vermieter zu tun hat.

Widerspruchsfrist

Nach Erhalt Ihrer Nebenkostenabrechnung gewährt Ihnen das Gesetz eine Frist von bis zu 12 Monaten, um der Abrechnung zu widersprechen. Sie haben also ausreichend Zeit und müssen sich in der Regel nicht hetzen, um alle Inhalte auf Richtigkeit zu überprüfen. Machen Sie auch von Ihrem Recht Gebrauch, die Rechnungsbelege einsehen zu können (siehe oben). Allein dieser Vorgang kann sich bereits mehrere Monate hinziehen, deswegen ist die vergleichsweise lange Widerspruchsfrist auch so wichtig.

Oft findet sich auf der Abrechnung ein Hinweis, dass eine Nachzahlung innerhalb von 30 Tagen erfolgen muss und die Widerspruchfrist danach verfällt. Das ist natürlich nicht wirksam, Sie haben immer volle 12 Monate Zeit für einen Widerspruch. Bezahlen müssen Sie aber innerhalb der vorgegebenen 30 Tage, da die Klärung des Sachverhalts sehr lange dauern kann. Tipp: Teilen Sie dem Vermieter mit, die Zahlung unter Vorbehalt zu leisten, da Sie die Abrechnung noch prüfen und ggf. widersprechen möchten.

Unterstützung bei hoher Nachzahlung

Es gibt sogar die Möglichkeit, bei einer hohen Nachzahlung Unterstützung vom Staat zu erhalten. Denn aufgrund der rasant gestiegenen Energiepreise müssen viele Mieter in Deutschland überaus große Nachzahlungen leisten, die für viele sogar den finanziellen Ruin bedeuten können. Zunächst sollten Sie jedoch versuchen, eine private Vereinbarung mit Ihrem Vermieter zu treffen. Viele zeigen sich aufgrund der Ausnahmesituation sehr kulant und stimmen womöglich einer Ratenzahlung zu, die Sie über mehrere Monate verteilen können.

Ansonsten besteht noch die Option, bis zum 31. Dezember 2023 Bürgergeld zu erhalten, um die Nachzahlung leisten zu können. Das gilt sogar für Rentner und Studierende, die ebenfalls oft einfach nicht in der Lage sind, die gestiegenen Kosten zu tragen. Selbst bei einem Wohngeldbezug können Sie von dieser Möglichkeit profitieren. Informieren Sie sich also am besten bei Ihrem zuständigen Amt, welche Leistungen Ihnen womöglich zustehen. Hinweis: Der Antrag auf Hilfe ist innerhalb von drei Monaten nach Erhalt der Nebenkostenabrechnung zu stellen.

Was tun bei Abrechnungsfehlern?

Abrechnungsfehler kommen immer wieder vor und gehören fast schon zum Alltag. So schätzen viele Experten, dass rund jede zweite Nebenkostenabrechnung falsch ist. Deswegen sollten Sie die Abrechnung immer sorgfältig prüfen, die Rechnungsbelege einsehen und bei Bedarf sogar Widerspruch einlegen (wie in den Abschnitten zuvor bereits erklärt).

Fehler in der Nebenkostenabrechnung

Es gibt dabei einige besonders häufige Fehler, die Vermieter bei der Abrechnung machen. Achten Sie deswegen bei Ihrer Abrechnung auf die folgenden Punkte:

• Heiz- und Warmwasserkosten müssen nach Verbrauch abgerechnet werden.

• Es sind nicht umlagefähige Nebenkosten wie Reparaturen oder Bankgebühren enthalten.

• Der Vermieter hat die einjährige Frist zum Erstellen der Abrechnung versäumt.

• Es wurde ein falscher Verteilungs- oder Umlageschlüssel verwendet.

• Der Abrechnungszeitraum muss stimmen, auch wenn Sie mitten im Jahr eingezogen sind.

• Gewerbe im Haus wurden als Wohneinheiten berücksichtigt, sie verursachen aber für gewöhnlich höhere Kosten und sind stärker zu belasten als Wohnungen.

Prüfung der Abrechnung

Sie haben zum einen die Möglichkeit, selbst Ihre Abrechnung auf Fehler zu prüfen. Es gibt aber auch Dienstleister und Anwälte, die sich darauf spezialisiert haben. Denn aufgrund der vielen falschen Nebenkostenabrechnungen jedes Jahr gibt es eine unglaublich hohe Nachfrage nach entsprechenden Dienstleistungen. Sollten Sie Zweifel bei Ihrer Abrechnung haben, dann prüfen Sie diese zunächst sorgfältig – ziehen Sie bei Bedarf aber auch einen Rechtsbeistand hinzu.

Sonstiges

Abschließend finden Sie hier noch einige grundsätzliche Tipps zum Thema Nebenkostenabrechnung. Ob Erhöhung des Abschlags, einem unterjährigen Mieterwechsel oder die Verjährungsfrist beim Einfordern von Rück- und Nachzahlungen.

Erhöhung der Vorauszahlungen

Der Vermieter darf grundsätzlich die Vorauszahlung bzw. den Nebenkostenabschlag erhöhen, sofern er in Zukunft höhere Kosten erwartet. So sind steigende Energiepreise und Personalkosten für Reinigung oder Gartenpflege in der Regel bereits früh erkennbar und entsprechend planbar. Für die Erhöhung benötigt er gem. § 560 Abs. 4 BGB keine Zustimmung des Mieters, Sie können also unter Umständen erst bei der darauffolgenden Abrechnung erkennen, ob die Erhöhung gerechtfertigt war oder nicht. Immerhin erhalten Sie bei einem zu hohen Abschlag wieder eine entsprechende Rückzahlung.

Unterjähriger Mieterwechsel

Sollte es während des Jahres zu einem Mieterwechsel kommen, dann hat der Vermieter den Abrechnungszeitraum an das Ein- und Auszugsdatum anzupassen. Sie müssen selbstverständlich nicht für das ganze Jahr zahlen, sofern Sie erst zur Jahreshälfte eingezogen sind. Alle umlagefähigen Nebenkosten sind anteilig je nach Wohndauer aufzuteilen, die verbrauchsabhängigen Betriebskosten wie Warmwasser und Heizung ergeben sich sowieso nur aus Ihrem persönlichen Verbrauch. Genau aus diesem Grund werden auch alle Zählerstände zu Strom, Wasser und Gas bei Ihrem Einzug erfasst.

Verjährungsfrist

Wie bereits erwähnt, haben Sie als Mieter 12 Monate Zeit, einen Widerspruch einzureichen. Danach verjährt Ihr Anspruch und Sie müssen die Nebenkostenabrechnung so hinnehmen, wie sie ist. Weitere interessante Verjährungsfristen zu diesem Thema: Als Mieter können Sie bis zu drei Jahre lang eine Nebenkostenabrechnung einfordern, sollte der Vermieter diese nicht rechtzeitig ausstellen. Ebenso verjährt der Anspruch des Vermieters auf eine Nachzahlungen nach drei Jahren, er darf also anschließend kein Geld mehr verlangen, selbst wenn Sie es eigentlich schuldig wären.

Abrechnung bei Eigentumswohnungen

Als Eigentümer in einem Mehrfamilienhaus erfolgt die Nebenkostenabrechnung ähnlich wie für den Mieter, mit der Ausnahme, dass Sie sowohl umlagefähige als auch nicht umlagefähige Nebenkosten komplett selbst tragen müssen. In der Regel erhalten Sie dabei eine Abrechnung durch die Hausverwaltung, die sich um das Mehrfamilienhaus kümmert. Bei Wohneigentum spricht man deswegen auch von Hausgeld, da noch einige weitere Positionen erfasst sind. Diese Kosten sind als Betriebskosten für das Gemeinschaftseigentum durch die Wohnungsgemeinschaft (alle Eigentümer) zu tragen.