Wohnungsübergabeprotokoll: Kostenlose Vorlage und Checkliste

Ob beim Einzug oder beim Auszug, das Wohnungsübergabeprotokoll ist ein wichtiges Dokument für Mieter und Vermieter, um eine ordentliche Übergabe zu bestätigen. Es enthält viele nützliche Informationen, unter anderem zum Zustand der Wohnung, den exakten Zählerständen und der Schlüsselübergabe. Damit haben beide Seiten im Anschluss einen Nachweis, um spätere Missverständnisse ausschließen zu können. 

Dieser Artikel erklärt, weshalb ein ordentliches Übergabeprotokoll so wichtig ist und wie es beiden Seiten als zuverlässige Absicherung dienen kann. Zudem finden Sie hier eine hilfreiche Vorlage sowie eine praktische Checkliste, damit Sie auch wirklich nichts vergessen.

Wofür gibt es das Wohnungsübergabeprotokoll?

Das Übergabeprotokoll ist ein rechtswirksames Dokument, das alle wichtigen Informationen zur Übergabe einer Wohnung enthält. Damit schaffen sowohl Vermieter als auch Mieter eine unmissverständliche Grundlage, in welchem Zustand die Wohnung übergeben wurde. Denn oft wohnen Menschen mehrere Jahre lang in einer Wohnung, dabei können gewöhnliche Gebrauchsspuren oder sogar größere Schäden entstehen.

In vielen Fällen erinnern sich dann weder Mieter noch Vermieter, ob ein Mangel bereits beim Einzug bestand oder nicht. Genau hier kommt ein Wohnungsübergabeprotokoll ins Spiel, denn damit wurden schließlich in gemeinsamer Anwesenheit alle bestehenden Schäden erfasst. Es ist also denkbar einfach herauszubekommen, wer für welche Mängel verantwortlich ist. Ist beispielsweise ein Schaden bereits im Protokoll erfasst, kann der Vermieter im Nachhinein nicht die Schuld auf den Mieter abwälzen.

Doch das Wohnungsübergabeprotokoll erfasst auch die Zählerstände, damit es später bei der Abrechnung keine Missverständnisse gibt. Ebenso gehört in der Regel dazu, wie viele Schlüssel der Vermieter übergeben hat sowie der Zeitpunkt der letzten Renovierung. Das kann nämlich einen nützlichen Hinweis darauf geben, welche Gebrauchsspuren zu erwarten sind. Durch die beidseitige Unterschrift bestätigen Mieter und Vermieter, dass sie mit den erfassten Inhalten einverstanden sind – jeder erhält ein unterschriebenes Original.

Die Wohnungsübergabe – Ablauf

Das Protokoll dient auch als ideale Checkliste, um bei der Übergabe alle Daten erfassen zu können und nichts zu vergessen. Vorlagen aus dem Internet listen alle wichtigen Punkte auf, die man bei der Wohnungsübergabe gemeinsam abgehen kann. Der genaue Ablauf erfolgt dabei meistens wie in den nächsten Punkten umfassend beschrieben.

1. Zeitpunkt vereinbaren und zur Übergabe treffen

Üblicherweise vereinbaren Mieter und Vermieter lange im Voraus, zu welchem Zeitpunkt sie sich zur Übergabe der Wohnung treffen. Denn der Vermieter muss den Zugang pünktlich zu Mietbeginn gewährleisten, sonst können sogar Mehrkosten drohen. Sollte der Mieter unnötig anreisen oder beim Umzug vor verschlossener Tür stehen, dann kann er die Kosten dafür unter Umständen vom Vermieter zurückverlangen.

Gleiches gilt für den Mieter, der ebenfalls pünktlich die Wohnung beim Auszug zurückgeben muss. Sonst kann der Vermieter Mehrkosten geltend machen, beispielsweise als zusätzliche Miete oder im Notfall sogar die Kosten, das Schloss austauschen zu lassen. Sollte der Vermieter zur Übergabe verhindert sein, kann er auch einen Hausverwalter oder Makler mit der Aufgabe beauftragen – rechtlich gesehen gibt es keinen Unterschied.

2. Welcher Zustand bei Ein- oder Auszug zu erwarten ist

Sind beide Parteien zur Übergabe anwesend (Mieter können sogar Zeugen mitbringen), folgt anschließend die gemeinsame Inspektion der Wohnung. Da die Wohnung sowohl beim Einzug als auch Auszug „besenrein“ (BGB § 546 Abs. 1) sein muss, sollten Sie zumindest folgende Arbeiten erledigen bzw. vom Vormieter erwarten:

• Laminat, Holzböden oder Fliesen sind ordentlich auszufegen (besenrein).

• Teppichböden sind zu Staubsaugen und grobe Verunreinigung sind zu entfernen.

• Fenster müssen in einem ordentlichen Zustand sein und dürfen keine starke Verschmutzung aufweisen.

• Spinnweben entfernen gehört ebenso zur Definition von besenrein.

• Kalkreste oder Ablagerungen in Bad und Küche müssen entfernt werden.

• Essen und Essensreste sind zu beseitigen (inkl. Kühlschrank ausleeren).

Manchmal steht im Mietvertrag auch anstelle von besenrein eine andere Formulierung, die einen sauberen Zustand bei Übergabe erfordert. Prinzipiell sind auch solche Klauseln gültig, sie unterscheiden sich jedoch nicht von den oben genannten Punkten. Ob die Wohnung in einem renovierten Zustand sein sollte oder nicht, ergibt sich ebenfalls oft aus dem Mietvertrag. 

Schönheitsreparaturen wie das Streichen der Wohnung kann der Vermieter auf den Mieter übertragen, sofern er dies im Vertrag wirksam formuliert. Prinzipiell gilt: Schäden, die ein Mieter selbst verursacht, muss er auch wieder beseitigen. Dazu gehört im Fall von Schönheitsreparaturen auch das Streichen der Wände, jedoch nur, wenn diese auch tatsächliche Gebrauchsspuren aufweisen.

3. Achten Sie bei der gemeinsamen Inspektion auf folgende Punkte

Besonders zur Übergabe beim Einzug sollten Sie als Mieter auf viele wichtige Punkte achten, um alle bestehenden Mängel auch wirklich identifizieren zu können. Denn schließlich betreten Sie die Wohnung zum ersten Mal im leeren Zustand, erst jetzt erhalten Sie also einen unversperrten Eindruck. Dabei ist es gar nicht mal so ungewöhnlich, auch größere Schäden durch den Vormieter zu entdecken.

Halten Sie sich deswegen an die folgenden Hinweise bei der Übergabe:

• Inspizieren Sie sorgfältig alle Böden, denn beim Auszug des Vormieters entstehen nicht selten tiefe Kratzer durch das Verschieben und Ausräumen schwerer Möbel.

• Prüfen Sie Wände und Decken auf ihren Zustand, insbesondere auf Gebrauchsspuren, Bohrlöcher und feuchte Stellen. Schimmel kann besonders im Winter ein großes Problem sein.

• Öffnen und schließen Sie alle Fenster und Türen, um die mechanische Funktion zu gewährleisten. Vergewissern Sie auch, dass alle Schlösser einwandfrei funktionieren.

• Drehen Sie alle Hähne auf und testen Sie die Toilettenspülung, da es oft Probleme beim Ablauf geben kann. Dabei können Sie auch die Warmwasserversorgung überprüfen.

• Vergewissern Sie sich, dass alle elektrischen Geräte einwandfrei funktionieren. Das sind vor allem Herd und Dunstabzug in der Einbauküche sowie ggf. ein Kühlschrank.

• Testen Sie im Winter auch die Heizung der Wohnung, um eine ausreichende Heizleistung zu gewährleisten. Bei Bedarf kann der Vermieter dann sofort eine Reparatur beauftragen.

Ein vorsichtiges und gründliches Vorgehen bei der Übergabe kann ihnen im Nachhinein viele Sorgen ersparen. Lassen Sie sich also ruhig etwas mehr Zeit und fragen Sie bei Unklarheiten beim Vermieter nach. Der Mietvertrag ist schließlich bereits unterschrieben, Sie haben also einen gesetzlichen Anspruch auf die Wohnung. Scheuen Sie nicht davor zurück, alle Schäden im Protokoll transparent festzuhalten und sogar mit Fotos zu dokumentieren.

Was gehört ins Wohnungsübergabeprotokoll?

Es gibt einige wichtige Informationen, die in jedes Protokoll bei der Wohnungsübergabe gehören. Oft gehen Mieter und Vermieter beim Termin das Übergabeprotokoll wie eine Checkliste ab. Dadurch kann sichergestellt werden, alle benötigten Punkte auch wirklich zu erfassen.

Diese Informationen gehören in jedes Wohnungsübergabeprotokoll:

• Alle beteiligten Personen werden namentlich benannt, dazu gehören Mieter, Vermieter oder Hausverwalter/Makler und etwaige Zeugen.

• Die Adresse der Wohnung und das Datum der Wohnungsübergabe sowie, ob es sich um einen Einzug oder Auszug handelt (viele Vorlagen decken beide Fälle ab).

• Eine ausführliche Auflistung aller Räume inklusive vorhandener Mängel. Schäden lassen sich dabei jedem Raum klar zuordnen und mit Bemerkungen versehen.

• Alle Zählerstände zu Strom, Gas und Wasser (soweit vorhanden). Die eindeutige Zuordnung erfolgt über die Zählernummer, damit es auch keine Missverständnisse gibt.

• Die Anzahl der übergebenen Schlüssel, wann die letzte Renovierung stattfand, sowie Unterschriftenfelder für alle Beteiligten (inklusive etwaige Zeugen).

Sie finden hier eine passende Vorlage, um sich einen guten ersten Eindruck machen zu können. Es gibt noch viele weitere Formate und Ausführungen, doch die abgefragten Informationen sind in der Regel immer die gleichen. Ein gutes Wohnungsübergabeprotokoll ermöglicht es, den Zustand genau zu dokumentieren und Mängel präzise zu erfassen.

Entdecken Sie beispielsweise beim Einzug einen großen Kratzer im Schlafzimmer, dann können Sie im Protokoll das passende Feld ankreuzen und eine Bemerkung hinzufügen: „20 cm langer Fußboden-Kratzer in der Nähe des Fensters“. Bei Ihrem Auszug gibt es dann keinen Zweifel, ob der Schaden durch Sie verursacht wurde oder nicht.

Wann brauche ich ein Wohnungsübergabeprotokoll?

Die Antwort auf diese Frage ist ganz einfach: bei jedem Einzug und bei jedem Auszug. Das Protokoll ist ein wichtiger Bestandteil einer jeden Wohnungsübergabe und sollte prinzipiell immer erstellt werden, auch wenn es keine gesetzliche Pflicht dafür gibt. Es dient vor allem dem Schutz des Mieters, der schließlich eine hohe Kaution für die Wohnung hinterlegen muss. Ohne einen klaren Nachweis kann es beim späteren Auszug zu endlosen Diskussionen kommen, wer welchen Schaden verursacht hat.

Mit einem Wohnungsübergabeprotokoll schützen Sie sich also auch von rechtlicher Seite ab und können unberechtigte Forderungen eines Vermieters klar widerlegen. Glücklicherweise gehört das Protokollieren in Deutschland zum Alltag und wird meistens gewissenhaft durchgeführt. Vermieter sind in der Regel auch gar nicht daran interessiert, einen Mieter absichtlich zu benachteiligen. Bestehen Sie dennoch bei jedem Ein- und Auszug darauf, ein ausführliches Übergabeprotokoll anzufertigen, um auf Nummer sicher zu gehen.

Vor der Wohnungsübergabe – Schönheitsreparaturen

Während Sie beim Einzug unbedingt auf einen besenreinen und ordentlichen Zustand achten sollten, müssen Sie vor Ihrem Auszug ggf. noch kleinere Schönheitsreparaturen durchführen. Oft wälzt der Vermieter nämlich genau diese Aufgaben auf Sie als Mieter ab – gesetzlich darf er das auch.

Dazu gehören vor allem die folgenden Aufgaben:

• Bei Gebrauchsspuren müssen Sie womöglich die Wände, Decken, Türen, Fenster und Heizkörper neu streichen oder tapezieren. Der Vermieter hat einen Anspruch auf eine neutrale Farbe wie Weiß oder helles Beige.

• Entfernen von Dübeln sowie das Zuspachteln von Nagel- und Bohrlöchern. Wände und Decken sollten unbeschädigt sein, dürfen also keine Löcher aufweisen.

• Vergessen Sie zum Schluss auch nicht eine gründliche Reinigung der Wohnung, damit diese in einem besenreinen Zustand ist (wie im Artikel zuvor bereits beschrieben).

Manche Vermieter möchten auch eine pauschale Renovierung nach Auszug oder innerhalb von fest vereinbarten Zeiträumen. Solche Klauseln im Mietvertrag sind oft unwirksam, denn Sie müssen Schönheitsreparaturen nur dann durchführen, wenn diese auch notwendig sind. Eine saubere Wand muss nicht noch einmal weiß überstrichen werden, nur weil der Vertrag es vorschreibt.

Es kann noch viele weitere Ausnahmefälle geben, die eine (pauschale) Pflicht zur Renovierung unwirksam machen. Informieren Sie sich also ruhig vorab zu allen Ihren Rechten, da beispielsweise das Neustreichen aller Wände vor dem Auszug einen erheblichen Mehraufwand bedeuten kann. Größere Reparaturarbeiten müssen Sie hingegen niemals durchführen – das ist alleinige Aufgabe des Vermieters.

Am Tag der Wohnungsübergabe

Die Wohnungsübergabe gelingt letztlich problemlos und erfolgreich, wenn Sie sich an einige praktische Tipps zum Ablauf und Vorgehen halten. Hier ist noch einmal eine kurze Zusammenfassung, damit Sie auch wirklich nichts Wichtiges vergessen.

Hilfreiche Checkliste und Tipps am Tag der Wohnungsübergabe:

• Vereinbaren Sie frühzeitig einen Termin und erscheinen Sie pünktlich. Sollten Sie im Ausnahmefall verhindert sein, dann informieren Sie unverzüglich den Vermieter.

• Begutachten Sie alle Räume, Fußböden, Wände und Einrichtungsgegenstände. Lassen Sie sich dabei so viel Zeit, wie Sie benötigen – die meisten Vermieter zeigen Verständnis.

• Protokollieren Sie alle nennenswerten Schäden und Mängel im Wohnungsübergabeprotokoll an der entsprechenden Stelle. Machen Sie detaillierte Beschreibungen.

• Zusätzliche Fotos können später hilfreich sein, doch rechtlich gesehen ist das unterschriebene Protokoll maßgeblich. Fotos sind also kein Ersatz für eine ordentliche Protokollierung.

• Es sollten immer zwei identische Protokolle im Original angefertigt und unterschrieben werden – ein Original für den Mieter und eins für den Vermieter.

Es kann am Tag der Wohnungsübergabe aber auch oft Streitpunkte zwischen Mieter und Vermieter geben. Das kann den Zustand oder mögliche Mängel betreffen, die der Vermieter beispielsweise nicht protokollieren möchte, weil sie ihm als zu klein erscheinen. Für Sie als Mieter kann das aber später mit Nachteilen verbunden sein, wenn sich der Vermieter nicht mehr an die Vereinbarung erinnert.

Nehmen Sie also lieber zu viel als zu wenig in das Protokoll auf. Versuchen Sie sich, mit dem Vermieter auf einen Kompromiss zu einigen und machen Sie zumindest aussagekräftige Fotos. Zwar sind diese rechtlich gesehen von weniger Bedeutung, doch sie können später dem Vermieter als Erinnerungshilfe dienen. Oft steckt nämlich keine böse Absicht dahinter, sondern einfach nur Vergesslichkeit.

Fazit

Das Wohnungsübergabeprotokoll ist ein wichtiges Dokument bei jedem Ein- und Auszug. Vermieter in Deutschland sind in der Regel bestens damit vertraut und sind bereit, es gewissenhaft und wahrheitsgemäß auszufüllen. Denn niemand möchte sich nach einem späteren Auszug lange streiten, weder Mieter noch Vermieter. Deswegen ist es unabdingbar, den Zustand und vor allem vorhandene Mängel der Wohnung bei Übergabe so präzise wie möglich zu protokollieren.

Üblicherweise bringen Vermieter zur Übergabe bereits zwei Vorlagen mit, die dann gemeinsam nach einer gründlichen Inspektion ausgefüllt werden. Nutzen Sie das Übergabeprotokoll dabei wie eine Checkliste und gehen Sie alle Räume sorgfältig ab. Prüfen Sie insbesondere Böden, Wände, Decken, Türen und Fenster auf oberflächliche Schäden und Funktion, weil der Vormieter beim Auszug nicht selten Kratzer und Dellen hinterlässt.

Wenn beide Seiten nach einer gründlichen Besichtigung mit dem Inhalt im Protokoll zufrieden sind, erfolgt am Ende die Unterschrift und somit eine schriftliche Bestätigung zum Zustand der Wohnung. Bei Ihrem Auszug können Sie dann auf dieses Dokument zurückgreifen, damit Ihnen zuvor vorhandene Schäden nicht angelastet werden können – Sie sind mit einem ordentlichen Wohnungsübergabeprotokoll also auf der sicheren Seite.